व्यवस्थापन सुचना प्रणाली भनेको के हो ?
परिचयः
आजको युग सुचना प्रविधिको युग हो । सरकारी वा अर्धसरकारी वा प्राइभेट जुनसुकै संस्थामा आफ्नो संस्थाको कामकाजलाई पुरानो कागजी प्रक्रियाबाट हुने कार्यलाई कम्प्युटरको प्रयोग मार्फत कार्य गर्ने प्रणालीको विकास भईरहेको पाईन्छ । यसरी कुनै पनि संस्थाको आफ्नो कार्यविवरणहरुलाई कम्प्युटरको प्रणाली विकास गरी उक्त कार्य व्यवस्थित गर्ने प्रक्रियालाई हामी व्यवस्थापन सुचना प्रणाली भन्न सकिन्छ ।
उदाहरणः
जस्तै एउटा कुनै स्कुलमा कति विधार्थी तथा शिक्षक आज हाजिर भए कति गयल भए तथा कति जनाले आज गृहकार्य गरे भन्ने कार्य पहिला म्यानुयल रुपमा हुने कार्य हो जस्तै हाजिरी फाइल तथा नोटबुक। तर जब यही कार्य यदि कम्प्युटर प्रणालीमा केही प्रोगाम विकास गरी यदि उक्त कार्यको विवरण वा जानकारी जव हामी कम्प्युटरकै माध्यमबाट गर्न सकियो भने यसलाई हामी व्यवस्थापन सुचना प्रणाली भन्न सक्दछौं । जस्तै bio-metric attendance बाट स्कुलको प्रणाली पठाउने गृहकार्य स्कुलले विकास गरेको प्रणालीमा विधार्थीले आफ्नो प्रोफाइलबाट अपलोड गर्ने कार्य ।
अर्को उदाहरणः पहिला सरकारी संस्थामा हिसाव किताव कागजी खाता मा हुने गर्दथ्यो । पछि कम्प्युटरमा भौचरहरु लेख्ने चलन आयो । यति सम्म व्यवस्थापन सूचना प्रणाली भन्न हामी सक्दैनौं ।( तर कुनै excel मा विवरणहरु atomic रुपमा राखेको छ भने एक हद सम्म व्यवस्थापन सुचना प्रणाली भन्न सकिन्छ ) कुन वेला व्यवस्थापन सूचना प्रणाली भन्न सकियो भन्दा जब हामी प्रणाली विकास गरी तहाँबाट के कति पैसा खर्च भयो के कति बचत छ कुन महिना धैरै खर्च भयो र कुन महिना कम खर्च भयो कुन शिर्षक जस्तै तलब मा कति खर्च भयो सडक बनाउन कति खर्च भयो आवास बनाउन कति खर्च भयो तालिम सेमिनारमा कति खर्च भयो जस्ता प्रकृतिका विवरण कम्प्युटर प्रोगामबाट सहज तरिकाबाट निकाल्न सकियो भने उक्त प्रोगामलाई हामी व्यवस्थापन सुचना प्रणाली भन्न सक्छौं ।
व्यवस्थापन सुचना प्रणालीको केन्द्रविन्दु मध्यक स्तरका व्यवस्थापकहरुः
अझ गहन रुपमा व्यवस्थापन सुचना प्रणालीलाई बुझ्न पर्दा यसले मध्यम स्तरका व्यवस्थापकहरुलाई केन्द्रविन्दुमा राखी विकास गरिन्छ । उनीहरु दिन प्रति दिन यस प्रणालीको विवरण प्रयोग गरी निर्णयहरु लिने गर्दछन् । जस्तै बैंकका मध्यम स्तरका व्यवस्थापकहरु आज कति ऋण प्रवाह भयो आज कति निक्षेप आयो भन्ने प्रकृतिको विश्लेषण गर्दछन् । उच्च स्तरका व्यवस्थापकहरुले Decision Support System प्रयोग गर्दछन् । यसमा व्यवस्थापन सुचना प्रणालीमा संकलित डाटाहरु वा अन्य बाहिरी विवरणहरु राखी उनीहरुले निर्णय लिने गर्दछन् । जस्तैः कुनै एउटा संस्थाले बैंकले तोकेको व्याजदरलाई आधार मानेर आफ्नो संस्थाको विवरणसंग तुलना गरी के कस्तो नयाँ निर्णय लिने हो सो गर्दछन् । त्यसैले व्यवस्थापन सूचना प्रणाली मध्यम स्तरका व्यवस्थापनहरुलाई केन्द्रविन्दुमा राखेर विकास गरिएको हुन्छ ।
व्यवस्थापन सुचना प्रणालीहुन लाई आवश्यक पर्ने तत्वहरुः
कम्प्युटर, कम्प्युटर प्रोगाम, प्रयोगकर्ता, कार्यप्रणाली
व्यवस्थापन प्रणाली अनलाइन वा अफलाईन दुवै हुन सक्दछ । तर आजकल प्राय वेभ मा आधारित अनलाईन प्रणाली बढी हुने गरेको छ ।
नेपालका केही सरकारी व्यवस्थापन सुचना प्रणालीहरुः
SUTRA, CGAS, PAMS आदी ।
व्यवस्थापन सुचना प्रणालीका फाइदाहरुः
· प्रोगाम भएको हुँदा आवश्यकता अनुसार परिमार्जन गरी नयाँ आवश्यकता अनुसार छिटै परिवर्तन गर्न सकिने ।
· इन्टरनेटको प्रयोगद्धारा वेभ मा आधारित गराई संजाल व्यापक गर्न सकिने ।
· थोरै समयमा नै विवरण प्राप्त गरी सो को विश्लेपण गरी नयाँ योजना नयाँ तरिका अपनाई कामकाज गर्न सकिने ।
वेफाइदा वा सो व्यवस्थापन सुचना प्रणाली लागु गर्नका जटिलताः
· प्रोगाम भएको हुँदा प्रोगाम विकास गर्ने व्यक्ति र चलाउने व्यक्तिले दिने आवश्यकता बुझ्ने कार्य लामो लाग्ने । बुझाईमा फरक पर्न गएमा विवरण सही नआउने सम्भावना हुने ।
· विवरणको गोपनियता तथा सुरक्षामा ध्यान दिनुपर्ने । अझ अनलाइन प्रणालीमा बढी सुरक्षा चुनौती तथा प्रणालीको उपलब्धताको जोखिम धैरै भई प्रयोगकर्तालाई प्रणाली प्रति विश्वसनिय र भरपर्दो बनाउन जटिल हुने ।
· प्रणाली बनाउने कार्य महंगो हुन सक्ने तथा समय धैरै लाग्ने ।
· प्रयोगकर्तालाई तालिम, अभिमुखीकरण वा पुर्नताजगी तालिम प्रदान गरिरहनुपर्ने ।
· अनलाइन प्रणाली यदि हो भने सर्भर, इन्टरनेट, बिजुली, व्याकअप, सुरक्षाका उपायको खरिद तथा सो कार्य गर्ने दक्ष जनशक्तिको व्यवस्था गर्नुपर्ने ।